Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Creio que a maioria dos leitores desse blog sejam lojistas que utilizam o Magento como plataforma para suas lojas virtuais – sei que há desenvolvedores, designers, técnicos que me acompanham, mas eles são uma pequena parte frente aos donos e gestores de lojas.

O pessoal técnico já está mais acostumado com ferramentas de gestão de projetos, já que a maioria das empresas sérias de desenvolvimento utiliza esse tipo de ferramenta, mas talvez valha a pena ler esse post pra reforçar a ideia de que uma empresa – qualquer empresa – não anda sem projetos, com um bom gerenciamento de projetos e com boas ferramentas de projetos.

Vou retomar o exemplo que já usei algumas vezes aqui, mas ainda é o melhor que eu conheço: você não constroi uma casa sem um projeto. Na realidade, você até pode construi-la, pode simplesmente nivelar o terreno “no olho”, esticar a trena e marcar os pontos no chão, subir os tijolos e colocar o telhado. Pode comprar o material de revestimento e as vedações, a instalação elétrica e hidráulica. Tudo sem projeto! E até pode ficar uma casa muito boa…

Mas a experiência diz que a chance de isso acontecer é pequena: provavelmente, haverão falhas de comunicação entre o gestor (o dono da casa) e a equipe (os construtores). Provavelmente, faltará material ou sobrará, provavelmente a obra sairá mais cara. Se já sai mais cara tendo um bom projeto, imagine sem.

Muitos lojistas pensam que sua empresa não precisa de projetos. A empresa só tem uma atividade, vender, e suas variações, comprar o produto, estocar, processar o pedido e entregá-lo. Porém, uma empresa que não tem projetos não cresce e fica perdida; fica refém das pessoas e da comunicação verbal, que muitas vezes é falha. Mesmo que você pense que uma loja virtual não tem necessidade de projetos, consigo de cabeça, listar pelo menos três atividades que dependem de um projeto formalizado:

• uma simples campanha de marketing passa pela necessidade da campanha, por sua duração, por seus objetivos. Dentro dela, há a fase da concepção da proposta, da análise da concorrência, da formação do estoque, da criação das campanhas e sua veiculação. Depois, ainda há a fase da análise.
• a reconstrução de um departamento também é um projeto. Se você vai reestruturar uma parte de seu catálogo, é interessante que haja um projeto para isso , definindo suas etapas e avaliando se elas estão sendo cumpridas e no ritmo planejado.
• a entrada no catálogo de uma nova marca pode ser trabalhada como um projeto. Você deverá conquistar a confiança do fabricante para não apenas vender seus produtos, mas ser um verdadeiro representante da marca. Dentro disso, é possível pensar nas ações que envolvem o lançamento, estruturar o catálogo, pensar em páginas especiais e estruturar uma campanha de marketing.

Sem falar na possibilidade de expansão da empresa, a locação de um novo depósito, o treinamento de seu time ou até mesmo as tarefas de avaliação do dia-a-dia, que acabam esquecidas em um canto se não há um projeto amarrado, lembrando você constantemente. A primeira ideia desse post então é: você deve organizar suas tarefas em projetos!

Porém, tão importante quanto o projeto em si é a sua gestão. Para isso, há diversas ferramentas disponíveis, desde um simples bloco de notas, que contenha as listas das tarefas, com seus responsáveis e data de execução, passando por planilhas Excel e chegando em softwares completos, online ou instaláveis, como o Project, Basecamp, Trello ou Redbooth. Utilizo esse último (sucessor do Teambox) como minha ferramenta principal de gerenciamento de projetos, concentrando nele as tarefas dos clientes. O Bargento Brasil, por exemplo, é gerenciado através do Redbooth.

Escolhida sua ferramenta preferida e cadastrados os projetos, listas de tarefas e atividades, é chegada a hora crítica: o gerenciamento em si. Vejo muitas empresas abandonando as ferramentas pelo simples fato de que esquecem que ela existe. De nada adianta um gerenciador de projetos que não é visto todos os dias e não é acompanhado constantemente. Você precisa abri-lo todo dia de manhã, verificando quais as tarefas para aquele dia e já dando uma olhada nos dois dias seguintes.

À medida que for executando as tarefas, é preciso atualizá-las ou resolvê-las, concluí-las, de modo que o projeto ande e seja o mais fiel possível ao planejado. Se é difícil? Com certeza! Levei alguns anos aprendendo e aprimorando minhas técnicas, mas vale a pena pois hoje sou muito mais produtivo e consigo entregar um trabalho de maior qualidade. Não importa que o meu ramo de atuação seja diferente do seu. O gerenciamento de projetos é importante para qualquer empresa e você não deve ignorar isso. Bons projetos e bons resultados!